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CAE: Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales y cómo evitar errores comunes

Cuando en un mismo centro de trabajo coinciden varias empresas, la prevención de riesgos laborales se vuelve más compleja. Aquí es donde entra en juego la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE): un proceso clave para garantizar la seguridad y cumplir con la normativa vigente.

A pesar de su importancia, muchas empresas siguen cometiendo errores en su gestión. En este artículo te explicamos qué es la CAE, cuándo es obligatoria, qué documentación requiere y cómo puedes externalizarla con garantías. Si gestionas equipos externos, esto te interesa.

📂 ¿Qué es la CAE y a quién afecta?

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de medidas que deben aplicarse cuando dos o más empresas comparten un mismo espacio de trabajo. Su objetivo es evitar riesgos laborales derivados de la interacción entre diferentes actividades.

Afecta a:

Empresas contratistas y subcontratistas
Autónomos que acceden a centros de trabajo de otras empresas
Empresas principales que ceden parte de su actividad a terceros

Es decir, si tu empresa contrata servicios externos, trabaja dentro de instalaciones ajenas o subcontrata tareas, estás obligado a aplicar la CAE.

📜 Normativa de referencia: RD 171/2004

La base legal de la CAE está en el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.

Este real decreto establece:

Los tipos de coordinación exigibles (intercambio de información, vigilancia, reuniones de coordinación, etc.)
Las obligaciones de las empresas concurrentes
El deber de vigilancia de la empresa principal
El uso de documentación y registros preventivos

👷 Obligaciones de las empresas principales y subcontratas

Empresa principal:

Solicitar y verificar documentación preventiva
Informar sobre riesgos y medidas del centro de trabajo
Vigilar que las subcontratas cumplen con la normativa

Subcontratas/autónomos:

Entregar documentación actualizada (certificados, formación, EPIs…)
Informar sobre los riesgos que generan sus actividades

Cumplir con los procedimientos establecidos por la empresa principal

📝 ¿Qué documentación se gestiona en la CAE?

La gestión documental es uno de los pilares de la CAE. Estos son los documentos más habituales que deben intercambiarse y verificarse:

Certificados de formación en PRL de los trabajadores
Reconocimientos médicos actualizados
Alta en la Seguridad Social
Contratos mercantiles
Evaluaciones de riesgos y medidas preventivas
Plan de seguridad y salud (en obra)
Permisos, licencias y autorizaciones
Documentación de maquinaria y equipos

Además, muchas empresas utilizan plataformas digitales como CTAIMA, Docus, E-Coordina, etc., para centralizar esta documentación.

❌ Errores comunes en la gestión de la CAE

A pesar de su importancia, es frecuente que las empresas cometan errores como:

Entregar documentación caducada o incompleta
No llevar un seguimiento regular de los documentos
Desconocer cómo usar las plataformas CAE
Asignar esta tarea a personal no técnico
No revisar los documentos de los trabajadores subcontratados
Dejar todo para el último momento (justo antes del acceso)

Estos errores pueden conllevar bloqueos de acceso a obra, paralización de actividades o incluso sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.

🤝 ¿Cómo externalizar la CAE con garantías?

Una solución eficaz para evitar todos estos riesgos es externalizar la gestión de la CAE en manos de especialistas.

Al hacerlo, te aseguras de:

Tener un equipo técnico que valida y gestiona toda la documentación
Cumplir con los plazos y requisitos legales
Optimizar la carga administrativa del personal interno
Adaptarte a las exigencias de cada cliente o contratista

Evitar errores que podrían derivar en sanciones

🟢 ¿Qué ofrece APRO en gestión CAE?

En APRO Formación y Prevención ponemos a tu disposición un servicio integral para ayudarte con la CAE:

✔️ Validación y control de toda la documentación preventiva
✔️ Gestión en plataformas como CTAIMA, E-Coordina, Docus, etc.
✔️ Coordinación con contratas y subcontratas
✔️ Asesoramiento técnico personalizado
✔️ Formación en PRL para trabajadores y autónomos
✔️ Informes de seguimiento y auditoría documental

Nos convertimos en tu aliado técnico para que puedas centrarte en tu actividad con tranquilidad.

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