Introducción
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es uno de los puntos que más dudas genera en empresas, especialmente cuando trabajan con contratas, subcontratas o coinciden varios equipos en un mismo centro de trabajo.
Muchas incidencias no vienen por falta de intención, sino por falta de claridad:
“¿Qué documentos son obligatorios?”
“¿Por qué me rechazan la documentación?”
“¿Quién es responsable de qué?”
En esta guía te explicamos qué es la CAE, qué documentación suele ser necesaria y cuáles son los errores más comunes para que puedas gestionarla correctamente.
¿Qué es la CAE?
La CAE es el conjunto de acciones preventivas que aseguran que, cuando coinciden varias empresas en un mismo lugar de trabajo, todas coordinan la prevención para evitar riesgos.
En otras palabras:
no se trata solo de subir papeles, sino de evitar accidentes por falta de coordinación.
¿Cuándo es obligatoria la CAE?
La CAE suele ser obligatoria cuando:
- Una empresa contrata a otra para realizar trabajos en sus instalaciones
- Hay contratas y subcontratas en una obra
- Coinciden trabajadores de varias empresas en el mismo centro de trabajo
- Hay actividades con riesgo (maquinaria, altura, electricidad, etc.)
Incluso en trabajos cortos o puntuales, si existe concurrencia, puede ser necesaria.
Documentación obligatoria en CAE (lo que más se pide)
La documentación puede variar según obra/cliente/sector, pero habitualmente se solicita:
✅ Documentación de la empresa
- Evaluación de riesgos y planificación preventiva
- Modalidad preventiva (SPA / servicio propio)
- Certificados y seguros (según exigencia del cliente)
✅ Documentación de los trabajadores
- Formación en PRL adecuada al puesto
- Aptitud médica / vigilancia de la salud
- Entrega de EPIs (si aplica)
✅ Documentación de coordinación
- Intercambio de información de riesgos
- Instrucciones preventivas del centro de trabajo
- Procedimientos de emergencia
- Permisos de trabajo (si aplica)
Errores más comunes en CAE (y por qué generan problemas)
Estos son los fallos que más retrasos, rechazos o incidencias generan:
❌ 1. Formación genérica que no corresponde al puesto
Muchas veces se presenta formación “general”, pero el cliente exige formación específica según actividad real.
❌ 2. Reconocimientos médicos no actualizados
En CAE suelen pedir vigilancia de la salud vinculada a los riesgos del puesto.
❌ 3. Documentación caducada o incoherente
Por ejemplo:
- empresas con evaluación sin actividad real actual
- documentos antiguos sin revisión
- falta de coherencia entre puesto, riesgos y formación
❌ 4. Subir documentación sin coordinación real
Tener los papeles no significa que se estén aplicando medidas preventivas en el lugar de trabajo.
❌ 5. Falta de seguimiento en obra o empresa
Los riesgos cambian durante la ejecución (nuevas tareas, maquinaria, personal), y no se revisa.
Cómo gestionar la CAE de forma eficaz (sin morir en el intento)
Para una CAE que funcione de verdad:
✅ Revisar qué te pide el cliente ANTES de empezar
✅ Tener un sistema de documentación organizado
✅ Verificar formación y aptitud médica del personal
✅ Coordinar riesgos reales entre empresas concurrentes
✅ Revisar la documentación de forma periódica (no solo al inicio)
Conclusión
La CAE puede parecer burocrática, pero en realidad es una herramienta clave para evitar accidentes, retrasos y sanciones cuando varias empresas trabajan juntas.
La diferencia entre “cumplir” y “coordinar bien” está en la gestión, la claridad y el seguimiento.
En APRO ayudamos a empresas a gestionar la CAE de forma práctica, ordenada y adaptada a la realidad de cada trabajo.
