📂La complejidad de la documentación CAE actual
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es una obligación legal que afecta a todas las empresas que comparten un mismo centro de trabajo. Su correcta gestión implica reunir, validar, actualizar y subir documentación específica tanto de la empresa como de sus trabajadores y equipos.
En la práctica, esto supone un gran reto técnico y administrativo, especialmente cuando se gestiona a través de plataformas digitales como CTAIMA, E-Coordina o Docus.
🖥️ Plataformas más utilizadas por empresas
Las plataformas CAE permiten centralizar la documentación y facilitar la validación por parte del contratista principal o promotor. Las más utilizadas actualmente en España son:
- CTAIMA: muy común en grandes constructoras e industria.
- E-Coordina: ampliamente extendida en servicios y mantenimiento.
- Docus: interfaz amigable y habitual en medianas empresas.
- Acceda, MetaContratas, Certronic, entre otras.
Estas plataformas suelen exigir el subida de certificados, evaluaciones de riesgos, formación PRL, seguros, aptos médicos, etc.
❌ Errores frecuentes en la gestión documental CAE
Muchos bloqueos o incidencias en obra se deben a fallos comunes en la carga o mantenimiento de la documentación:
- Documentos caducados o sin renovar (seguros, reconocimientos, certificados).
- Errores en la nomenclatura o formato de los archivos.
- Subida de documentación incompleta o errónea.
- No validar contratas correctamente.
- Asignación incorrecta de trabajadores o maquinaria al centro de trabajo.
- Desconocimiento de los requisitos específicos de cada cliente/plataforma.
Estos errores provocan bloqueos de acceso, inspecciones imprevistas, retrasos en obra y, en algunos casos, sanciones administrativas.
⚠️ Consecuencias de una mala gestión documental
Una mala gestión de la CAE no solo genera caos interno, sino que puede tener implicaciones graves:
- Bloqueo de accesos a obra o instalaciones.
- Sanciones económicas por incumplimiento de la Ley de Prevención.
- Pérdida de contratos con empresas que exigen CAE rigurosa.
- Mayor riesgo de accidentes por falta de documentación preventiva.
✅ Buenas prácticas para organizar la documentación correctamente
Para evitar estos errores, desde APRO recomendamos seguir estas buenas prácticas de gestión documental CAE:
- Revisión mensual de vencimientos y actualizaciones.
- Creación de una carpeta por centro de trabajo, empresa y trabajador.
- Nombrar archivos con lógica (Ej.: DNI_Nombre_TipoDocumento_Fecha).
- Centralizar la documentación en un repositorio interno.
- Formar al personal administrativo en normativa CAE y plataformas.
- Contar con un proveedor que conozca las plataformas digitales.
🤝 ¿Por qué externalizar la gestión documental CAE?
La externalización de la documentación PRL y CAE permite:
- Ahorrar tiempo administrativo y errores.
- Garantizar que todo esté validado a tiempo.
- Tener soporte técnico en las plataformas CAE.
- Cumplir al 100% con los requerimientos de contratistas.
- Reducir sanciones y bloqueos en obra.
🛠️ Servicios de CAE que ofrece APRO
En APRO Formación & Prevención ayudamos a empresas a delegar esta carga técnica con total garantía:
- Gestión y validación documental de trabajadores y empresas.
- Subida y control de documentación en CTAIMA, E-Coordina, Docus…
- Asignación de trabajadores a centros y contratas.
- Seguimiento de vencimientos.
- Auditorías internas de cumplimiento CAE.
📞 ¿Necesitas ayuda con la documentación CAE?
Desde APRO te ayudamos a externalizar esta parte crítica de la prevención. Nos ocupamos de todo el proceso y te garantizamos cumplimiento legal sin complicaciones.
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